Ao executar a conciliação financeira no marketplace passo a passo na sua operação, você transforma o extrato bancário em um inventário de cobranças indevidas por pedido, pronto para a abertura de chamados de contestação no canal e para o cálculo exato da sua margem de contribuição real.
Abaixo está a sequência operacional exata para auditar cada transação:
- Exportar os relatórios de vendas do ERP e extratos de repasse do seller
- Padronizar a chave de cruzamento entre as bases de dados
- Calcular taxas descontadas e custos operacionais por pedido
- Identificar e classificar divergências no valor de repasse
- Corrigir o erro de cubagem no frete e fechar o saldo final
Exportar os relatórios de vendas do ERP e extratos de repasse do seller
Inicie a rotina definindo uma janela fechada de faturamento. O erro mais frequente na partida é comparar relatórios extraídos em momentos diferentes do dia, o que gera divergências por pedidos que mudaram de status enquanto a planilha era baixada.
No seu ERP (Bling, Tiny ou equivalente), monte o relatório de vendas filtrando exclusivamente por pedidos faturados. A planilha precisa conter: número do pedido no ERP, ID do pedido no marketplace, valor bruto dos produtos, valor do frete cobrado do comprador, alíquota de imposto emitida na NF-e e data exata da emissão do documento fiscal.
Acesse o painel do seller center no marketplace (Mercado Livre, Shopee, Amazon ou Magalu) e exporte o extrato financeiro referente ao mesmo período de liquidação. Não utilize o relatório de pedidos vendidos do marketplace: você precisa do relatório de liberação de repasse ou extrato da conta de pagamento. Esse arquivo detalha o que o canal efetivamente creditou na sua conta transacional, contendo o valor bruto, retenção de comissão, taxa fixa por item e o custo de frete debitado do seller.
Se o marketplace trabalha com ciclo de repasse quinzenal ou semanal, extraia todas as liquidações que possuem data de liberação dentro do mês auditado.
Critério de conclusão
Dois arquivos base (ERP e Extrato do Marketplace) organizados na mesma janela de datas, sem variação no volume total de faturamento bruto registrado entre as duas fontes.
Padronizar a chave de cruzamento entre as bases de dados
O cruzamento automático entre o ERP e o painel da plataforma falha quando o formato do identificador do pedido não é idêntico nos dois arquivos.
Abra a planilha do ERP e crie uma coluna chamada "Chave_Pedido". Aplique a função para remover espaços extras, hífens, prefixos do canal (como "MLB" ou "SHP") e formatações de texto misturadas com números. Repita exatamente a mesma limpeza na coluna de ID do pedido do extrato do marketplace. Se o ID do marketplace no ERP for "MLB-123456789" e no extrato do canal estiver como "123456789", a busca retornará erro.
Com as chaves higienizadas, unifique as informações em uma única aba de trabalho. Utilize a função XLOOKUP (ou PROCV) tendo como referência a "Chave_Pedido" limpa:
=XLOOKUP(A2; Extrato_Marketplace!A:A; Extrato_Marketplace!B:B; "Não Encontrado"; 0)
Traga do extrato do marketplace para a planilha do ERP os valores de: comissão cobrada, taxa fixa debitada, frete descontado do seller e o valor líquido creditado na sua conta.
Quando o sistema retornar "Não Encontrado", isolar esses pedidos imediatamente. Isso indica um pedido faturado no ERP que não gerou repasse no marketplace ou uma venda cancelada que não teve o status atualizado no ERP.
Critério de conclusão
100% dos pedidos faturados no ERP mapeados com a linha correspondente no relatório de repasse do seller center, com zero erros de busca por divergência de formatação no ID.
Calcular taxas descontadas e custos operacionais por pedido
Não confie apenas na taxa percentual genérica anunciada pela plataforma no contrato. A cobrança real varia conforme a categoria do produto, o valor do item, a reputação da loja e o uso de programas de frete grátis ou cupons de co-participação.
Crie uma coluna chamada "Comissão Esperada" e aplique a alíquota acordada com o canal sobre o valor do produto. Em seguida, crie a coluna "Taxa Fixa Esperada", inserindo o custo fixo aplicado a itens abaixo do valor mínimo estipulado pela plataforma (como os R$ 6,00 ou R$ 6,50 cobrados em itens de baixo ticket em múltiplos canais).
Mapeie os descontos de co-participação. Quando a plataforma oferece um cupom de desconto ao cliente final, verifique quem financiou a ação:
- Se o cupom for 100% arcado pelo marketplace, o seu valor bruto de produto não deve sofrer alteração no repasse.
- Se o cupom for de co-participação (exemplo: 50% seller / 50% canal), o desconto arquetipado pelo seller deve ser somado como custo da transação.
Calcule o custo total cobrado pela plataforma por pedido através da fórmula:
Custo Mídia e Canal = Comissão Cobrada + Taxa Fixa + Custo de Frete Debitado + Co-participação em Cupons
Critério de conclusão
Coluna de custo total cobrado pelo marketplace calculada individualmente para cada transação faturada no período auditado.
Identificar e classificar divergências no valor de repasse
Com o faturamento bruto, os custos do canal e a alíquota de impostos organizados linha a linha, o próximo passo é estruturar a conta do valor líquido esperado pela sua operação.
A fórmula para apurar o líquido esperado por pedido é:
Líquido Esperado = Valor Bruto do Produto - Imposto da NF-e - Comissão do Canal - Taxa Fixa - Frete Seller
Crie a coluna "Divergência de Repasse" subtraindo o valor líquido creditado pelo marketplace do valor líquido esperado que você calculou:
Divergência = Valor Líquido Creditado no Extrato - Líquido Esperado
Ordene essa coluna do menor para o maior valor. Todas as linhas onde a divergência for negativa representam retenções indevidas ou diferenças de cálculo executadas pelo canal.
Classifique as divergências encontradas em quatro tipos operacionais:
- Divergência de Comissão: alíquota cobrada acima da categoria cadastrada no anúncio.
- Divergência de Frete: valor do frete cobrado do seller maior do que o peso real do produto.
- Duplicidade de Taxa Fixa: aplicação da taxa fixa em múltiplos itens de um mesmo carrinho de compras que deveriam ser tarifados como um único envio.
- Ausência de Repasse: pedido marcado como entregue no ERP, mas sem crédito correspondente no extrato do canal após o prazo regulamentar.
Critério de conclusão
Lista consolidada com todas as variações de repasse negativas, classificadas por tipo de erro e ordenadas do maior para o menor valor financeiro.
O erro mais comum na execução e o fechamento do saldo final
O erro mais comum na conciliação de marketplace é aceitar o saldo consolidado do extrato bancário sem fazer a auditoria do frete por peso do pacote.
Os marketplaces recalculam o custo do frete utilizando balanças operacionais e volumetria do centro de distribuição. Quando o cadastro do produto no marketplace possui dimensões desatualizadas ou quando a embalagem ultrapassa os limites da faixa de peso por milímetros, o canal reclassifica o envio para a faixa superior de peso sem avisar o lojista. Um item de 400g reclassificado para a faixa de 1kg a 2kg pode gerar uma cobrança extra de R$ 15,00 a R$ 35,00 no frete do seller por pedido.
Para reaver esses valores, abra chamados de contestação no painel do seller anexando:
- A foto do produto sobre a balança mostrando o peso real.
- As dimensões do pacote (comprimento, largura e altura).
- A cópia da Nota Fiscal (NF-e) emitida no ERP.
- O comprovante do Manifesto de Postagem ou PLP emitido na coleta.
Após enviar os chamados para disputa, conclua o fechamento do saldo do período determinando a margem de contribuição restante da operação.
O fechamento financeiro do mês não é o total do faturamento bruto do ERP, mas a sobra real de caixa calculada da seguinte forma:
(+) Faturamento Bruto de Produtos
(-) Impostos Fiscais (NF-e)
(-) CMV (Custo da Mercadoria Vendida)
(-) Comissão Retida pelo Marketplace
(-) Taxas Fixas e Tarifas do Canal
(-) Dívida de Frete Sobrecobrado (Pendente de Chamado)
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(=) Margem de Contribuição Real Líquida
Se a sua margem de contribuição apurada ao final do processo for menor do que a projetada na sua precificação original, a diferença está nos custos invisíveis detectados na auditoria por pedido.
Perguntas frequentes
Como conciliar vendas parceladas no marketplace quando o repasse ocorre antecipado?
Você deve conciliar a venda pela data da liberação do saldo financeiro no extrato do canal, não pela data de vencimento da parcela do cartão do comprador. Se a plataforma antecipa o repasse mediante taxa de antecipação, essa taxa precisa ser registrada como despesa financeira na linha de taxas do pedido, ajustando o valor líquido recebido na conta do seller.
O que fazer quando o marketplace cobra comissão sobre um pedido que foi devolvido pelo cliente?
Consulte os termos da plataforma e filtre o extrato pelo status do pedido cancelado ou devolvido. Se o repasse original já havia ocorrido e o canal fez o estorno no extrato seguinte, confirme se a comissão cobrada na venda também foi estornada integralmente; se o marketplace retiver a comissão em devoluções por arrependimento, abra um chamado anexando o comprovante de devolução da coleta para solicitar o estorno do valor retido.
Como auditar a retenção de imposto na fonte feita pelo marketplace em operações do Regime Normal ou Simples Nacional?
Exija do marketplace o informe de rendimentos ou o relatório de retenção de impostos (como IRRF ou deduções estaduais) ao fim de cada mês. Compare os valores destacados no extrato do seller center com os dados apurados pela sua contabilidade para garantir que os impostos retidos na fonte pela plataforma sejam devidamente compensados na apuração dos impostos federais e estaduais da sua empresa.